Een nieuwsbrief maken en versturen

Nieuwe nieuwsbrief

1. Ga in het menu naar Nieuwsbrief en klik op Nieuwsbrieven.
2. Maak een nieuwe nieuwsbrief aan met de knop bovenaan de lijst.
3. Vul het onderwerp in. Bij Voorvertoning kun je een korte grijze regel zetten die veel mailprogramma’s achter het onderwerp tonen. Rechts zie je meteen hoe de mail in een inbox staat.
4. Klik in de nieuwsbrief op de titel of de inleiding. Er opent een venster: schrijf de grote kop en eventueel een persoonlijk woordje, en klik op Bewaar. In de inleiding kun je tekst vet of cursief maken, een opsomming maken en links toevoegen (met een volledig adres, bijvoorbeeld https://www.jouwwebsite.nl/contact/).

Bovenaan bij Afzender kies je de afzendernaam, het afzenderadres en waar antwoorden binnenkomen. Laat je ze leeg, dan geldt je standaard uit Instellingen → E-mail (zie Mailen vanaf je eigen adres).

Je kunt een nieuwsbrief opslaan en later verder maken. Pas als je hem verstuurt, ligt hij vast.

Meertalige website?

Dan staan bij het onderwerp en de voorvertoning alle talen onder elkaar, elk met een taalblokje erachter (NL, EN …). In het venster voor de titel staan de talen ook onder elkaar; bij de inleiding kies je de taal met de blokjes erboven. Met de taalblokjes bij het voorbeeld bekijk je de nieuwsbrief in een taal; de items komen er vanzelf in die taal in. Een oranje stip betekent: nog niet vertaald. Wie zich aanmeldde, krijgt de nieuwsbrief in zijn eigen taal. Niet vertaald? Dan krijgt hij de basistaal.

Items in de vakken zetten

Bij Inhoud zie je de nieuwsbrief zoals hij wordt, in de stijl van je website. Een leeg vak heeft een groene stippellijn.

1. Klik op Plaats een item.
2. Kies de collectie, bijvoorbeeld Berichten, Agenda of Portfolio (je ziet alleen wat je website heeft).
3. Kies het item. Zoeken kan ook. Het item staat meteen netjes opgemaakt in het vak.

• Ander item of Wissen: ga met de muis over een gevuld vak.
• Breed of smal: rechts naast elke rij staan twee knopjes: 1 breed vak of 2 smallere vakken naast elkaar. Op een telefoon komen twee vakken onder elkaar.
• Volgorde: beweeg over een rij; onder de knopjes verschijnen pijltjes om de rij hoger of lager te zetten en een rood prullenbakje om hem weg te halen.
• Nieuwe rij: klik onder de laatste rij op + Rij toevoegen. Daar staat meteen een leeg vak in.
• Snel: klik bovenaan op Vul aan met het nieuwste. Dan komen de nieuwste berichten en komende agenda-items erin.

Lege vakken komen niet in de mail. Vergeet niet op te slaan.

Eerst bekijken

• Voorbeeld: opent de nieuwsbrief zoals hij in de mail komt.
• Testmail naar mij: stuurt de nieuwsbrief naar je eigen e-mailadres. Zo zie je hoe hij er in je eigen mailprogramma en op je telefoon uitziet.

Heb je net iets gewijzigd? Sla dan eerst op; daarna werken deze knoppen weer.

Versturen

1. Klik in de lijst Nieuwsbrieven op het envelop-icoon (met het pijltje) achter de nieuwsbrief, of in de nieuwsbrief zelf op Versturen.
2. Vink een of meer groepen aan, bijvoorbeeld Online aanmelding en Klanten. Je ziet meteen naar hoeveel unieke e-mailadressen de nieuwsbrief gaat. Staat iemand in twee groepen, dan krijgt hij hem toch maar één keer.
3. Wil je hem nog een keer zien? Klik op Bekijk voorbeeld of Verstuur mij een voorbeeld.
4. Bovenaan zie je de afzender en waar antwoorden binnenkomen. Is er nog geen antwoordadres, dan kies je dat eerst (Instellingen → E-mail).
5. Klik op Verzenden. Het CMS vraagt of je het zeker weet, met het aantal adressen en hoe lang het versturen ongeveer duurt. Klik op Ja, verzenden.

De nieuwsbrief wordt geleidelijk verstuurd, verdeeld over de tijd. Zo komt hij beter aan en niet in de spam. Je kunt het CMS gewoon sluiten; het versturen gaat door.

Tijdens het versturen

• In het menu knippert een groen bolletje bij Nieuwsbrieven. In de lijst is de regel lichtgroen en zie je hoe ver het is.
• Klik op Bekijk voortgang voor het verstuuroverzicht: hoeveel er al zijn verstuurd, een balk met het percentage en de laatste adressen.
• Je kunt het venster gewoon sluiten, of het CMS helemaal. Het versturen gaat door.
• Toch iets mis? Klik op Noodstop. Het versturen stopt meteen; de rest krijgt hem niet.

Rapport

Als alles is verstuurd (of na een noodstop) zie je bij het envelop-icoon een rapport: wanneer het begon en klaar was, hoeveel nieuwsbrieven goed zijn verstuurd, hoeveel mislukt en hoeveel zijn overgeslagen omdat iemand zich intussen afmeldde. Je krijgt dezelfde samenvatting ook per e-mail.

Wil je precies weten wie hem kreeg? Klik in de lijst op het icoon Verzendrapport (of in het verstuurvenster op Verzendrapport). Je ziet elk adres met de status en de datum en tijd waarop hij is verstuurd. Zoeken en filteren kan, en met Download (CSV) open je de lijst in Excel. Heb je de nieuwsbrief vaker verstuurd, dan staat elke keer er als aparte ronde: wanneer, door wie, aan welke groepen en wie hem toen kreeg.

Bij Statistieken staat een groen bolletje in de grafiek op de dag dat je de nieuwsbrief verstuurde. Wijs het aan voor het onderwerp en het aantal adressen. Zo zie je of er daarna meer bezoekers op je website kwamen.

Nog een keer versturen

Een nieuwsbrief komt nooit twee keer bij hetzelfde adres. Verstuur je hem later opnieuw, bijvoorbeeld aan een groep die je net hebt toegevoegd of na een noodstop, dan gaat hij alleen naar adressen die hem nog niet hebben gehad. Het CMS laat zien hoeveel adressen worden overgeslagen.

Een verstuurde nieuwsbrief kun je niet meer wijzigen. Maak voor de volgende keer een nieuwe.

Wie krijgt de nieuwsbrief?

• Bij Nieuwsbrief → Aanmeldingen zie je iedereen die zich heeft aangemeld, met de groepen, of de aanmelding is bevestigd en de aanmelddatum. Filteren kan op status en groep.
• Wie zich op je website aanmeldt, krijgt eerst een mail met een knop om de aanmelding te bevestigen. Pas daarna krijgt hij of zij de nieuwsbrief. Zo kan niemand een ander aanmelden. Online aanmeldingen komen vanzelf in de groep Online aanmelding.
• Bij Wijzigen zet je iemand in andere groepen. Een nieuwe groep, zoals Klanten, maak je daar meteen aan.
• Importeren: plak een lijst e-mailadressen (met komma’s of elk op een eigen regel), kies de groepen en vink aan dat je toestemming hebt. Wie al is aangemeld, komt erbij in de gekozen groepen; wie zich ooit afmeldde, wordt overgeslagen. Elke import staat in het Importlog.
• Eén persoon toevoegen kan ook, maar alleen als die persoon daar toestemming voor gaf, bijvoorbeeld op een inschrijfformulier.
• Onderaan elke nieuwsbrief staat een link om je af te melden. Wie dat doet, krijgt hem niet meer.

Geen Nieuwsbrief in je menu?

De nieuwsbrief is niet standaard aanwezig. Je website moet ook een aanmeldformulier hebben. Neem contact op met Webbly als je hem wilt gebruiken.